Betriebsausflug ins Disneyland Paris – eine Tagesfahrt mit dem Bus

Gemeinsame Veranstaltungen fördern das Betriebsklima und den Teamgeist. Die Weihnachtsfeier ist in der Regel ein Fixpunkt im Kalender jedes Unternehmens, dazu kommt meist noch ein Betriebsausflug. Viele Mitarbeiter freuen sich auf diese Veranstaltungen. Oft geht es dann auf die Bowlingbahn oder in die Pizzeria um die Ecke. Doch warum nicht einmal die bekannten Muster durchbrechen und den Mitarbeitern etwas Besonderes bieten?! Wie wäre es mit einem Betriebsausflug ins Disneyland Paris? Eine Tagesfahrt mit dem Bus ist vor allem aus dem Südwestdeutschen Raum problemlos möglich. So bleiben die Kosten im überschaubaren Rahmen, aber das Erlebnis ist sicherlich einmalig und wird noch lange in Erinnerung bleiben.

Betriebsausflug ins Disneyland Paris planen

Natürlich kann der Ausflug nicht mal eben spontan unternommen werden, aber sind wir ehrlich, welcher Betriebsausflug ist schon spontan? Es kommt auf die Planung an.
Wenn die Reise ins Disneyland Paris gehen soll, dann ist zu beachten, dass es dort unter der Woche weniger voll ist, während am Wochenende meist die Besuchermassen in die Parks strömen. Daher ist ein Ausflug von Montag bis Donnerstag besonders zu empfehlen.
Wenn es darum geht, die Kosten zu minimieren ist diese Reisezeit zusätzlich vorteilhaft, denn es gibt an vielen Wochentagen Sparangebote für die Eintrittskarten, so sogenannten Mini- oder Magictickets. Am besten werden diese bereits im Voraus online gekauft.
Am besten wird vor Ort ein Treffpunkt für ein gemeinsames Essen in einem Buffetrestaurant vereinbart, in dem unbedingt Plätze reserviert sein sollten. Vor und nach dem Essen können sich die Mitarbeiter dann je nach Interessenlage vergnügen, denn nicht jeder fährt gerne Achterbahn mit Looping, sondern lässt es vielleicht lieber ruhig angehen oder schaut sich eine der Shows mit Mickey Mouse & Co an.
Mit dem Busunternehmen sollte vereinbart werden, dass die Abreise erst nach dem abendlichen Feuerwerk stattfindet, damit dieser Höhepunkt des Tages noch als gemeinsames Erlebnis genossen werden kann. Findet der Ausflug im Frühjahr oder Herbst statt, erfolgt die Abreise dann gegen 21 Uhr, im Hochsommer erst nach 23Uhr, da das Feuerwerk erst später veranstaltet wird. Hier sollte also überlegt werden, ob die Uhrzeit noch realistisch ist, wenn sich 4-6 Stunden Busfahrt anschließen. Eventuell ist es sinnvoller, nach einem Hotel in der Umgebung zu suchen und aus der Tagesfahrt einen etwas längeren Ausflug zu machen – gute und günstige Unterkünfte lassen sich bei Expedia und anderen Anbietern problemlos finden.

Einen Betriebsausflug richtig planen

Bei der Planung eines Betriebsausflugs gilt es einige Dinge zu beachten, damit das Event zum Erfolg wird und das Betriebsklima positiv beeinflusst statt das genaue Gegenteil zu bewirken.

• Der Chef sollte nach Möglichkeit keine einsamen Entscheidungen treffen! Denn bei dieser Veranstaltung geht es darum, die Mitarbeiter zu motivieren, sie zusammenzuschweißen und gute Stimmung zu erzeugen. Besser ist es da, mehrere Möglichkeiten zur Abstimmung zu stellen oder ein Team mit der Organisation zu betrauen.
• Keine Aktivitäten planen, die die Grüppchenbildung fördern oder gar ein betriebsfeindliches Klima schaffen. Wettkämpfe oder Aktionen, die einzelne Mitarbeiter bloßstellen könnten, sollten tunlichst vermieden werden.
• Kann nicht die gesamte Belegschaft teilnehmen, weil eine Notbesetzung den Betrieb am Laufen halten muss, dann sollte hier entweder auf Freiwilligkeit gesetzt oder eine regelmäßige Rotation vorgenommen werden, damit sich niemand ausgeschlossen fühlt.
• Sofern der Betriebsausflug während der Arbeitszeit veranstaltet wird, findet eine reguläre Vergütung statt! Dieser Punkt wird häufig übersehen und sorgt am Ende für Ärger.

Kosten – die Details beachten

Es gibt die Regelung, dass eine Betriebsveranstaltung, zu der neben einem Betriebsausflug auch die Weihnachtsfeier, ein Firmenjubiläum oder ein Pensionärstreffen zählen, bis zu einem Betrag von 110€ pro teilnehmendem Arbeitnehmer steuerfrei ist.
Um den buchhalterischen Aufwand des Events so gering wie möglich zu halten, empfiehlt es sich, diese Kostengrenze bei der Planung im Auge zu behalten.
Zu den Kosten, die in die 110€ eingerechnet werden müssen, zählen unter anderem Übernachtungskosten bei mehrtägigen Veranstaltungen, Beförderungskosten (wie hier im Beispiel der Reisebus), Geschenke und Eintrittsgelder.
Am Ende sollten alle Kosten addiert und durch die Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter geteilt werden. Überschreitet die Summe den Betrag von 110€ nicht, können die Ausgaben einfach entsprechend verbucht und in die Buchhaltungssoftware eingegeben oder die Belege dem Steuerberater zur weiteren Verarbeitung übergeben werden..

Was tun, wenn die Freigrenze überschritten wird?

Wenn die Freigrenze von 110€ pro teilnehmendem Mitarbeiter überschritten wird, ist dies kein großes Problem mehr (bis 2014 war dies anders), nur muss die Abrechnung in anderer Form erfolgen. Denn der Betrag, der die Freigrenze übersteigt, ist als geltwerter Vorteil steuerpflichtig.

Hier gibt es nun verschiedene Möglichkeiten
a) Die Mitarbeiter können dazu aufgefordert werden, die Differenz aus eigener Tasche zu begleichen.
b) Der Differenzbetrag kann bei der nächsten Lohnabrechnung als geltwerter Vorteil angegeben werden
=> Diese beiden Varianten werden bei den Mitarbeitern nicht sehr gut ankommen und der positive Effekt des Betriebsausflugs wäre schnell verpufft. Außer Variante a) wurde bereits vor dem Ausflug so festgelegt. Hier im Beispiel, könnte vereinbart werden, dass jeder Mitarbeiter selbst eine Eintrittskarte kauft. Ist das so abgesprochen, gibt es keine Probleme. Es muss nur darauf geachtet werden, dass bei der Eingabe in Lexware alles korrekt angegeben wird.
Aber es gibt noch eine weitere Möglichkeit
c) Der Differenzbetrag kann vom Arbeitgeber mit 25% (zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) pauschal versteuert werden. Für diesen Betrag müssen keine Sozialversicherungsabgaben abgeführt werden.

Häufige Fehler

Es gibt einige Fehler, über die Betriebe bei der Abrechnung immer wieder stolpern, die aber tunlichst vermieden werden sollten, damit es bei der nächsten Betriebsprüfung keine böse Überraschung gibt.

1. Die Angehörigen nehmen am Betriebsausflug teil
   Das ist grundsätzlich überhaupt kein Problem und für die Stimmung in vielen Fällen sogar förderlich. Doch Vorsicht! Der Freibetrag von 110€ gilt pro Mitarbeiter inklusive seiner Angehörigen.
2. Die Zahl der Veranstaltungen
   Es sind nur zwei Veranstaltungen pro Jahr zulässig, sofern die steuerlichen Vorteile genutzt werden sollen. Selbstverständlich können theoretisch jeden Monat Feiern oder Ausflüge organisiert werden. Diese können jedoch nicht steuerlich geltend gemacht werden. Die Kosten müssen der Betrieb oder die Mitarbeiter selbst tragen.
3. Betriebsausflug als Belohnung für die besten Mitarbeiter
   Um die steuerlichen Vorteile zu nutzen, darf ein Betriebsausflug nicht nur für ausgewählte Mitarbeiter geplant werden. Wer damit seine Mitarbeiter motivieren möchte und eine Fahrt ins Disneyland für die drei erfolgreichsten Mitarbeiter im Vertrieb auslobt, der muss als Arbeitgeber die Kosten selbst tragen. Teilnahme Beschränkungen sind nur zulässig, wenn beispielsweise eine gesamte Abteilung teilnimmt oder alle Mitarbeiter, die ihr 20jähriges Firmenjubiläum erreicht haben oder alle Pensionäre usw.
   Hier gilt die einfache Faustformel: Ein Betriebsausflug für alle Mitarbeiter ist steuer- und abgabefrei, während ein Ausflug als Dank für besondere Leistungen als Privileg gewertet wird und damit steuer- und abgabepflichtig wird.

Wenn diese Punkte beachtet werden, steht einem Betriebsausflug ins Disneyland Paris nichts mehr im Wege und auch die Abrechnung sowie die Buchhaltung am Schluss sind im Handumdrehen erledigt.